Neue Möglichkeiten bei notariellen Online-Verfahren
Der Bundestag hat am 15. Oktober 2026 ein Gesetzesentwurf zur Ausweitung der notariellen Online-Verfahren im Gesellschafts- und Registerrecht beschlossen. Die Neuregelung wird voraussichtlich am 1. Januar 2027 in Kraft treten. Für Gründer, Unternehmer und Investoren bedeutet das, dass künftig neben bestimmten Vorgängen im GmbH-Bereich weitere Vorgänge per Videokommunikation beurkundet werden können, ohne dass alle Beteiligten persönlich im Notariat erscheinen müssen.
Ausgangslage. Stand heute können Sie bereits Ihre GmbH im Wege des Online-Verfahrens (per Videokommunikation) gründen, Satzungsänderungen und Kapitalerhöhungen (sog. Finanzierungsrunden) beurkunden und Registeranmeldungen online beglaubigen.
Was neu hinzukommt:
Durch die beschlossene Neuregelung soll die Online-Beurkundung nun für folgende weitere Vorgänge geöffnet werden:
- Anteilsübertragungen bei GmbHs,
- Vollmachten für Registeranmeldungen sowie zur Stimmabgabe in der GmbH-Gesellschafterversammlung und zur Übernahme eines GmbH-Geschäftsanteils,
- die Gründung von Aktiengesellschaften und Kommanditgesellschaften auf Aktien,
- die Gründerbeschlüsse zur Bestellung des ersten Aufsichtsrats,
- Anmeldungen zum Stiftungsregister.
Sorgfalt bleibt gewährleistet. Online bedeutet nicht weniger Prüfung. Die Beurkundung erfolgt über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer, die Beteiligten werden über einen elektronischen Identitätsnachweis (eID) identifiziert. Die Notarin oder der Notar soll und wird eine Online-Beurkundung ablehnen, wenn sich die Amtspflichten, etwa Belehrung und Sachverhaltsaufklärung, im Videoverfahren nicht erfüllen lassen.
Was bedeutet das für Sie? Es ändert sich nur der Weg der Beurkundung. In den gesetzlich bestimmten Fällen kommt für Sie lediglich eine alternative Art der Beurkundung hinzu, bei der Sie nicht vor Ort erscheinen müssen.
Zum Ablauf. Eine Online-Beurkundung läuft in der Regel in folgenden Schritten ab. Sie benötigen lediglich ein Smartphone mit der kostenfreien Notar-App, einen Computer oder ein Tablet und einen gültigen (neuen) elektronischen Ausweis.
Vorgespräch und Entwurf. Sie schildern uns Ihr Anliegen. Wir klären, ob der Vorgang für das Online-Verfahren in Betracht kommt, und übersenden Ihnen vorab den Urkundenentwurf zur Durchsicht.
Technische Voraussetzungen. Sie benötigen ein Smartphone oder Tablet mit NFC-Funktion, auf dem Sie die kostenlose Notar-App der Bundesnotarkammer installieren, ein elektronisches Ausweisdokument mit aktivierter Online-Ausweisfunktion (etwa den Personalausweis, die eID-Karte für Unionsbürger oder den elektronischen Aufenthaltstitel) samt zugehöriger PIN sowie für die Videokonferenz ein Endgerät mit Kamera, Mikrofon und stabiler Internetverbindung.
Identifizierung. Vor dem Termin identifizieren Sie sich in der App mit Ihrem Ausweisdokument. Dabei wird auch das im Chip gespeicherte Lichtbild ausgelesen, das die Notarin oder der Notar im Termin mit Ihrem Videobild abgleicht.
Beurkundungstermin per Video. Zum vereinbarten Termin treffen Sie die Notarin oder den Notar in der Videokonferenz. Die Urkunde wird wie in einem Präsenztermin vorgelesen und erläutert; Sie können jederzeit Fragen stellen.
Elektronische Unterzeichnung. Anstelle der handschriftlichen Unterschrift unterzeichnen Sie die elektronische Niederschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, die Sie über die App erzeugen. Anschließend signiert die Notarin oder der Notar die Urkunde.
Vollzug. Die weitere Abwicklung, etwa die Einreichung beim Handelsregister, übernehmen wir wie gewohnt.
Nicht jeder Vorgang eignet sich für das Online-Verfahren. Zulässig sind etwa nur solche Verfahren, die einen Bezug zum Amtsbereich des Notars aufweisen (§ 10a Abs. 3 BNotO). Ob ein Vorgang online oder in Präsenz sinnvoll ist, klären wir gerne in einem Vorgespräch. Sprechen Sie uns jederzeit gerne an.
