Datenverarbeitungshinweis

1. Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter

Dieser Datenverarbeitungshinweis gilt für die Datenverarbeitung durch:

Notar Jens-Oliver Müller, Notarin Dr. Natalie Löw

Anschrift: Karl-Kellner-Ring 23, 35576 Wetzlar, Telefon: +49 6441 569 380, Telefax: +49 6441 56938 29, E-Mail: ed.eraton-lm@ofni

Die Genannten sind jeweils Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Hessischen Landesdatenschutzgesetzes.

Datenschutzbeauftragter der Notare Müller und Dr. Löw ist Herr Rechtsanwalt Dr. Frank Tykwer, der unter ed.rewkyt-rd@tlawnasthcer erreichbar ist. Stellvertretende Datenschutzbeauftragte ist Frau Notarfachwirtin Katharina Stern, die unter ed.etzrea-eraton-bsd@xur erreichbar ist.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

Wenn Sie uns beauftragen, erheben wir folgende Informationen:

• Anrede, Titel, Vorname(n), Nachname, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, ggf. Familien- und Güterstand,
• E-Mail-Adresse,
• Anschrift,
• Telefonnummer (Festnetz und Mobilfunk) und
• sonstige Informationen, die für die Wahrnehmung der Amtstätigkeit im Rahmen Ihres Auftrags notwendig sind.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als unseren Auftraggeber identifizieren zu können;
• um unsere Amtstätigkeit angemessen ausüben zu können;
• aus einer rechtlichen Verpflichtung;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist zu den genannten Zwecken nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde; gegebenenfalls ist sie auch nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich; ferner erfolgt sie gegebenenfalls nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung sowie nach § 10 Abs. 1 BeurkG und § 17 Abs. 1 BeurkG.

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Notare gespeichert. Für die Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen gilt nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DNotO, Runderlass des Hessischen Ministeriums der Justiz vom 7. Februar 2017, Justizministerialblatt für Hessen vom 1. März 2017, Nr. 3, S. 89) folgendes:

1. Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4): 100 Jahre, 
2. Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
3. Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin oder der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr, die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
4. Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre. 

Abschriften der Verfügungen von Todes wegen, die gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 der Dienstordnung für Notare in der ab 1.1.1985 geltenden Fassung zu den Nebenakten genommen worden sind, sind abweichend von vorstehendem Satz 1 für 100 Jahre aufzubewahren. Die vor dem 1.1.1950 entstandenen Unterlagen sind abweichend von den in lit a) und im vorherigen Satz genannten Fristen bis auf weiteres dauernd aufzubewahren; eine Pflicht zur Konservierung besteht nicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist. 

Die Daten werden nach Ablauf der Fristen gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von Geldwäsche-, steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus GWG, HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

3. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre personenbezogen Daten nur an Dritte weiter, wenn

• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO für die Wahrnehmung unserer notariellen Amtstätigkeit notwendig ist,
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, oder
• Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.

Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Beteiligte und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte/Steuerberater) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden und Banken/Kreditinstitute zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Wahrnehmung unserer Amtstätigkeit. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Die notarielle Verschwiegenheitspflicht bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die der notariellen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

4. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. In diesem Fall genügt eine E-Mail an ed.eraton-lm@ofni.

6. Aktualität und Änderung dieses Datenverarbeitungshinweises

Dieser Datenverarbeitungshinweis hat den Stand Januar 2021.

Aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diesen Datenverarbeitungshinweis zu ändern. Der jeweils aktuelle Datenverarbeitungshinweis kann jederzeit auf der Website unter https://www.ml-notare.com/datenverarbeitung von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.